Uma das estratégias mais utilizadas pelas empresas para se manterem competitivas no mercado é a automatização dos processos. Por meio dela, a produtividade aumenta, já que as tarefas do dia a dia são realizadas de forma mais eficiente, sem intervenção humana.
Mas o que exatamente é automatização de processos? Sempre que uma tarefa é realizada de maneira manual e passa a ser desenvolvida com o auxílio de máquinas ou de outras tecnologias, pode-se dizer que esse conceito foi aplicado.
A automatização de processos administrativos, por exemplo, é cada vez mais comum nas empresas. Ao apostar em sistemas e programas que cruzam dados e geram relatórios, os profissionais ganham tempo e tornam suas funções mais produtivas. A automatização de processos contábeis também traz vantagens relevantes, pois diminui o esforço aplicado em tarefas mais burocráticas do setor.
Por que automatizar processos?
Além do aumento da produtividade, existem outros benefícios de automatizar processos. Os custos gerais da empresa costumam ser menores em organizações que apostam nessa estratégia, visto que a produção ganha mais ritmo.
É possível também ter um quadro de funcionários menor, pois automatizando processos a equipe pode ser mais enxuta. Essa prática é importante ainda para organizar os fluxos de trabalho, otimizar o treinamento de novos profissionais e também tornar as sucessões mais fáceis e ágeis.
Como automatizar um processo?
Ao conhecer as vantagens da automatização, a maioria das empresas entende que a estratégia é fundamental para evoluir sua eficiência organizacional. Mas como começar e definir quais os processos podem ser automatizados? Conheça 5 passos importantes a seguir. As orientações foram elaboradas com o apoio de Caroline Costacurta, supervisora de Gestão da Qualidade da Express Restaurantes Empresariais.
1. Conheça as tarefas da sua empresa
É muito importante saber todos os processos da empresa, identificando os pontos críticos (gargalos) de cada um. Eles serão as oportunidades de automatização!
2. Converse com sua equipe
Para implantar a automação dos processos, é importante que todos os colabores entendam a importância desse momento. Explique as vantagens que a automatização pode trazer para ter uma equipe engajada e consciente.
3. Tenha cuidado na escolha das tecnologias
Em se tratando de uso de ferramentas de automatização, é importante usar a melhor ferramenta dentro do que a empresa precisa e está madura para utilizar. Nem sempre o melhor software do mercado será o melhor para a empresa.
4. Programe treinamentos
Para a automatização ser aplicada de forma plena, é essencial que as funcionalidades dos sistemas sejam utilizadas corretamente. Agende treinamentos contínuos para garantir isso.
5. Lembre-se do cliente
A automatização de processos não deve contemplar apenas melhorias internas. Não esqueça do cliente nesse momento: independente de qual tecnologia seja implantada, a qualidade dos serviços precisa ser prioridade.
