Os desafios do RH durante a pandemia: home office, segurança e engajamento

21/10/2020

O setor vem sendo protagonista das iniciativas e das demais estratégias das empresas

Desde o começo de 2020, o mundo inteiro está tendo que lidar com os impactos da pandemia da Covid-19. Os desafios surgiram em todos os âmbitos e nas empresas não foi diferente. Nas organizações, a prioridade tem sido garantir a integridade física e mental dos colaboradores, além de zelar pela própria sustentabilidade do negócio.

 

Nesse sentido, a área de Recursos Humanos assumiu um papel de protagonismo na crise. O setor vem encabeçando as iniciativas e demais estratégias das empresas. A pandemia é, provavelmente, uma das épocas em que o RH mais demonstrou ser um departamento imprescindível. No material a seguir, confira três dos principais desafios desse setor atualmente e as formas mais indicadas de lidar com esse cenário.

 

DESAFIO 1: Home office 

Uma das primeiras medidas adotadas pelas empresas assim que a pandemia teve início no Brasil, no mês de março, foi a adoção do home office. A prática foi utilizada para manter as atividades ao mesmo tempo em que as aglomerações são evitadas. Dessa forma, a proliferação do vírus cai.

 

A implementação e a manutenção dessa medida, porém, exigem uma série de cuidados. A gestão do home office deve ser realizada de olho na legislação vigente para evitar qualquer problema jurídico. É importante também colher feedbacks constantes para garantir o bem-estar das equipes.

 

Tira-dúvidas: Confira três perguntas frequentes ligadas ao RH e ao home office 

 

  • O RH deve estar atento a quais políticas de home office para uma implementação adequada? 

As empresas devem cumprir os requisitos ligados a temas como jornada de trabalho, horas extras, ergonomia, segurança do trabalho e saúde ocupacional. O RH deve ficar atento a convenções coletivas na área de teletrabalho, orientando gestores sobre os acordos estabelecidos.

 

  • É preciso alterar algo no contrato dos colaboradores?

O ideal é acrescentar um aditivo ao contrato dos colaboradores que contemple as especificidades do trabalho remoto. Essa iniciativa simples protege a empresa e o colaborador de problemas trabalhistas.

 

  • Como garantir um padrão na prática do home office?

O RH deve desenvolver um programa de home office juntamente com a direção e demais gestores. Esse manual pode abranger todas as questões envolvendo o trabalho remoto, como regime, benefícios, regras de ergonomia, de TI, compromissos, monitoramento e avaliação. O documento servirá de guia para todos colaboradores em caso de qualquer dúvida.

 

Como fazer a gestão de pessoas por home office?

Uma dúvida comum dos gestores em tempos de home office é: como fazer a gestão da equipe? Essa modalidade de liderança exige novas habilidades e novos processos. Veja a seguir pontos que devem ser levados em conta no controle do home office.

 

  • Defina objetivos:

A equipe que está trabalhando em casa deve saber o que é esperado dela em relação a entregas. Com objetivos específicos e mensuráveis, a atuação se torna mais organizada e assertiva.

 

  • Foque no resultado:

A liderança remota tem um foco maior no resultado e menor no controle. O gestor deve realizar um cronograma de entregas juntamente com os colaboradores para prever as demandas, assim todos saberão quais são as entregas do dia.

 

  • Lidere pela confiança:

O gestor deve evitar a geração de ansiedade no colaborador desnecessariamente. Não há necessidade de fazer reunião em cima da hora, apenas com o intuito de conferir se o colaborador está no posto de trabalho, por exemplo. A liderança com confiança, delegando responsabilidades, é o mais indicado.

 

  • Faça reuniões constantes:

O gestor deve agendar datas e horários para conversas exclusivas com seus colaboradores. O intervalo dos encontros não deve passar de três dias. Esse processo passa mais segurança para o funcionário e o gestor recebe um feedback de como a experiência está sendo encarada.

 

  • Não esqueça da transparência:   

A implementação do home office em tempos de pandemia veio acompanhada de muitas incertezas. Em função disso, o gestor deve agir com transparência e informar a equipe sobre as novas estratégias da empresa e sobre as diretrizes adotadas no momento. Essa conversa pode ser realizada com todos ao mesmo tempo, para evitar o sentimento de exclusão por parte de algum colaborador.

 

E para os colaboradores, como pedir para trabalhar por home office?  

Durante a pandemia, muitas empresas adotaram o home office por um tempo determinado, até que regras de biossegurança fossem implementadas. Depois disso, parte das equipes retornou. Mas, e quando o funcionário acredita que seu serviço pode ser mantido em home office? Como ele deve agir?

 

  • Analise a viabilidade:

O primeiro passo é avaliar com cuidado a viabilidade. O colaborador deve analisar se conta com espaço adequado, além de equipamentos e sinal de internet/telefone.

 

  • Apresente a ideia a seu gestor:  

Depois de analisar a viabilidade, o colaborador deve apresentar o pedido a seu chefe. Nessa hora, a avaliação realizada anteriormente deve ser mostrada ao gestor.

 

  • Liste benefícios:

Além de mostrar a análise, o funcionário pode listar os benefícios trazidos com o home office, como a economia de tempo e de dinheiro. Vale destacar ainda a qualidade de vida que tem relação direta com a produtividade.

 

  • Ressalte que a experiência pode ser um teste:

Na hora de solicitar o trabalho em home office, o funcionário pode determinar um tempo para ser o período de teste da modalidade. Assim fica mais fácil de o gestor dar um voto de confiança para o pedido do colaborador.

 

 

DESAFIO 2: Segurança

Pouco a pouco, as atividades que não podem ser exercidas em home office estão voltando a serem praticadas nas empresas. Em algumas organizações, até mesmo funções que podem ser praticadas de forma remota estão retornando para o ambiente corporativo em pelo menos parte dos setores.

 

Esse retorno gradual exige muita cautela e responsabilidade. As questões que envolvem a biossegurança precisam estar bem alinhadas.

 

Funções do RH no retorno das atividades

A palavra da vez quando o assunto é volta ao trabalho é biossegurança. Conforme a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), biossegurança é uma área de conhecimento que visa alcançar a segurança por um conjunto de ações destinadas a prevenir, controlar, reduzir ou eliminar riscos inerentes às atividades que possam comprometer a saúde humana, animal e o meio ambiente.

 

O conceito, portanto, deve ser aplicado em todos os momentos, não apenas durante a pandemia. É a biossegurança que garante o cuidado com a vida dos colaboradores e da sociedade, além de garantir a sustentabilidade do meio ambiente. Veja abaixo medidas ligadas a esse tema que devem estar no radar do RH:

 

* Fornecer equipamentos de proteção para todas as equipes;

* Orientar todos os funcionários sobre os cuidados para evitar a proliferação do vírus;

* Educar os colaboradores sobre os riscos que a doença pode trazer para os colegas e para as famílias;

* Realizar treinamentos para a utilização correta dos equipamentos, além de demonstrações sobre a higienização das mãos, o uso de máscara e a utilização de álcool em gel;

* Informar as equipes sobre a necessidade do distanciamento seguro e da proibição de aglomerações.

 

Protocolos de biossegurança personalizados podem ser desenvolvidos

Uma orientação eficiente para o RH dentro da esfera de biossegurança é a criação de um material próprio para ser acessado por toda a equipe. Embora existam recomendações gerais, cada empresa tem suas especificações e atividades próprias, o que pode gerar dúvidas nos trabalhadores.

 

Com um protocolo de biossegurança padrão, esclarecendo todas as diretrizes, fica mais fácil fixar um comportamento padrão nos setores. O conteúdo deve oferecer informações detalhadas de todas as medidas de segurança que podem ser aplicadas na organização e no trabalho remoto.

 

* Orientações gerais de biossegurança podem ser a base desse material:

Além das orientações específicas de cada empresa, existem recomendações gerais que podem constar nos protocolos de todas organizações, como as elencadas a seguir. Veja orientações do Serviço Social da Indústria (Sesi) para as empresas no combate à COVID-19:

 

- Mantenha ambientes bem ventilados;

- Não compartilhe objetos pessoais;

- Prepare o ambiente para estimular a higiene frequente das mãos dos trabalhadores, clientes e visitantes, prioritariamente mediante lavagem com água e sabão ou uso de álcool em gel;

- Desestimule o uso de adornos (anéis, relógios, pulseiras) nas mãos e braços;

- Desestimule o compartilhamento de objetos que são tocados por mão e boca: celular, computador, copo, bebedouro.

- Estimule a higienização frequente de objetos que precisam ser compartilhados no trabalho, como ferramentas e equipamentos;

- Reforce a limpeza de locais que ficam mais expostos ao toque das mãos, tipo maçanetas de portas, braços de cadeiras, telefones e bancadas. Lembrando que o vírus pode permanecer dias nas superfícies dos objetos;

- Defina se é possível estabelecer políticas e práticas de flexibilização do local e do horário de trabalho, por exemplo:

* Flexibilização de turnos (reduzir uso de transporte coletivo nos horários de pico);

* Criação de novos turnos (reduzir contato social na empresa);

* Home office em dias alternados por equipes.

- Defina se é possível estabelecer políticas e práticas no trabalho com menor aproximação e contato humano, por exemplo:

* Redução de reuniões presenciais e viagens de trabalho;

* Estímulo de reuniões virtuais mesmo no ambiente da empresa;

* Restrição de acesso ao público externo;

* Diferentes turnos de refeição.

- Aumente o rigor na higienização do local de trabalho, com desinfecção de superfícies de equipamentos e mobiliário;

- Defina se é possível para sua empresa fornecer serviço de vacinação contra gripe, para reduzir casos de adoecimentos com mesmos sintomas da COVID-19;

- Crie um fluxo para rápida identificação e isolamento dos casos suspeitos de COVID-19.

- Estimule que trabalhadores informem prontamente sua condição de saúde e se auto monitorem nesse sentido;

- Crie procedimentos ágeis para que trabalhadores informem quando estão doentes ou com sintomas da COVID-19;

- Verifique se a política de licença médica da empresa é flexível o suficiente para atender as recomendações do Ministério da Saúde e da Secretaria de Saúde do estado onde está a sua empresa;

- Disponibilize, se possível, meios alternativos digitais para entrega de documentações relativas a condições de saúde (atestado, laudos), postergando a apresentação e entrega do documento físico original;

- Estabeleça mecanismos eficientes e constantes de comunicação. Trabalhadores informados fazem melhores escolhas e são menos propensos a absenteísmo;

- Para empresas que ofertam planos de saúde, assegure que as operadoras de saúde estão fornecendo informações necessárias para acesso a serviços de teste e tratamento dos trabalhadores e familiares.

 

DESAFIO 3: Engajamento

Garantir a produtividade e o engajamentos dos colaboradores em tempos tão atípicos não tem sido uma tarefa fácil. A gestão de equipe em tempos de pandemia exige métodos e processos diferenciados. Nesse cenário, o papel do RH novamente ganha força e é fundamental para reduzir a ansiedade e o estresse dos colaboradores.

 

RH deve estar preparado para ouvir

Para engajar adequadamente as pessoas, o RH deve ser antes de mais nada um bom ouvinte. A pandemia não afetou apenas o lado profissional das pessoas: o impacto foi grande também na esfera pessoal. E isso reflete no rendimento dos profissionais.

 

O profissional de RH, desde o início da pandemia, precisou se preocupar com todo o contexto familiar das equipes, aproximando os setores e realizando uma constância de ações. Os impactos socioemocionais foram intensos e o RH precisa, mais do que nunca, ser o principal ouvinte das pessoas nas empresas.

 

Motivação deve ser frequente 

Em teletrabalho ou não, é preciso oferecer feedbacks periódicos aos colaboradores, com reconhecimento de esforço e celebração de conquistas. A motivação para as atividades é extremamente importante - especialmente em tempos incertos.

 

A tecnologia também é uma importante aliada para controle de metas e análise de performance. Ao descobrir onde ficam as principais lacunas do trabalho, o RH consegue aplicar medidas mais assertivas de engajamento.

 

Se cuidar também é essencial 

Para desempenhar as suas importantes funções da melhor forma possível, os profissionais de RH também precisam estar com a saúde mental em dia. Momentos de crise podem desencadear ansiedade e medo, e com esse sentimento dificilmente o setor conseguirá "cuidar" dos demais departamentos.

 

É primordial que a empresa e o RH entendam que as pessoas que integram esse departamento também são afetadas pelos sentimentos que as crises geram. Assim, o setor não deve ter sobrecarga e sua saúde mental precisa ser acompanhada e monitorada da mesma forma que os demais colaboradores.