Gestão do conhecimento: como evitar retrocessos com a saída de colaboradores

15/06/2020

Ao desenvolver essa estratégia, a empresa passa a potencializar o seu capital humano

 

Imagine o seguinte cenário: uma empresa tem uma grande equipe de vendas. Um importante evento sobre esse tema irá ocorrer nos Estados Unidos e dois colaboradores viajam até lá para conhecer as tendências da área. Ao retornarem para a empresa, eles não compartilham o que aprenderam e a equipe fica sem conhecer as novidades do seu ramo.

 

Esse é um clássico exemplo de uma organização que não aplica as práticas de gestão da informação e do conhecimento. Outra situação comum: um colaborador é responsável individualmente por determinada função da empresa e por algum motivo precisa sair da companhia. Se a marca não compartilha de conhecimentos e inteligência organizacional, é possível que projetos atrasem e retrocessos ocorram até alguém aprender as atividades que o colaborador antigo desempenhava.

 

Com a constante evolução da tecnologia, as informações são geradas e compartilhadas em uma velocidade muito rápida. Conhecimento ficam obsoletos em pouco tempo, o que dificulta o trabalho das empresas que querem - e precisam - se manter competitivas no mercado. 

 

Nesse sentido, muitas marcas perceberam a importância do processo de gestão do conhecimento nas organizações. Essa estratégia consegue organizar as múltiplas informações geradas por múltiplos profissionais. O resultado é uma empresa mais alinhada, unida e eficiente. Veja a seguir mais detalhes sobre a importância da gestão do conhecimento organizacional e saiba como aplicar esse conceito!

 

O que é gestão do conhecimento?

 

O termo gestão do conhecimento vem do inglês: knowledge management. Popularmente tratado como KM, esse conceito trata do processo de identificar, avaliar, transferir e utilizar o conhecimento em uma organização.

 

Dentro das empresas, esse tipo de gestão é fundamental, visto que permite o entendimento de quais conhecimentos já fazem parte dos processos da marca e quais ainda devem ser desenvolvidos para um crescimento sustentável. A estratégia também promove o compartilhamento da base de conhecimentos que, até então, eram propriedade de alguns.

 

Essa gestão é essencial para manter os colaboradores atualizados, além de permitir um certo nivelamento na equipe em termos de conhecimento. Assim, a organização consegue reduzir o risco de deixar uma informação imprescindível concentrada em apenas uma pessoa, o que pode afetar o andamento de ações e projetos se essa pessoa sair da organização ou ter que se afastar.

 

Quais são os conhecimentos que minha equipe domina? Quais deles já foram transformados em processos? Quais competências ainda precisam ser desenvolvidas? Avaliar frequentemente e fazer a revisão sistemática dessas questões é parte de uma gestão do conhecimento.

Ao ter consciência sobre essas informações, fica mais fácil transformar as lacunas da marca em ações de melhoria para a organização e garantir um banco de dados atualizado.

 

A gestão do conhecimento defende que não adianta contar com vários colaboradores que demonstram saber tudo, se eles não compartilham informações com outros colegas. Quando um colaborador não tem acesso ao conhecimento, ele dificilmente conseguirá crescer na organização.

 

A importância da gestão do conhecimento para as organizações

 

Ao desenvolver a gestão do conhecimento em uma organização, a empresa passa também a potencializar o seu capital humano. A interação entre as pessoas promove um maior desenvolvimento pessoal e social, o que resulta em confiança, bem-estar e senso de pertencimento. Esses fatores são necessários para que o funcionário se sinta seguro no ambiente em que trabalha.

 

As empresas que contam com boa gestão de conhecimento sabem que as horas de interação entre as equipes também podem ser consideradas produtivas, visto que existe uma troca de experiência que certamente irá resultar em ações positivas. Além disso, o capital intelectual dos colaboradores será desenvolvido, o que traz eficiência para as operações.

 

Vale destacar ainda que quando uma empresa estimula o cenário de compartilhamento de ideias, a organização passar a ser um ambiente instigante para todos. As informações começam a ser organizadas e revisitadas com frequência, pois a prática se torna um comportamento cultural das equipes.

 

Vantagens da gestão do conhecimento

 

Como podemos ver acima, a gestão do conhecimento deve ser extremamente importante para a sustentabilidade de uma organização.

Elencamos a seguir um resumo da série de benefícios que podem ser trazidos com essa prática.

 

- Melhoria em processos;

- Aumento da competividade;

- Gestão estratégica mais eficaz;

- Aumento da eficiência e da produtividade, com mais colaboração e uso adequado dos processos;

- Redução de custos;

- Padronização dos processos;

- Estratégias mais embasadas em planejamento;

- Resultados mais satisfatórios;

- Diminuição do desequilíbrio de aprendizado;

- Equipes mais unidas em função da cultura do conhecimento compartilhado.

 

Como implantar a gestão do conhecimento

 

Para criar uma cultura organizacional de gestão do conhecimento dentro das empresas é preciso antes de qualquer coisa identificar quais desafios sua equipe pode encontrar no caminho. A falta de diálogo e a desmotivação, por exemplo, são barreiras da gestão do conhecimento.

 

É preciso identificar e estimular o conhecimento de cada um em momentos de diálogo. Para isso, aposte em uma rotina constante de feedbacks, treinamentos e reuniões para transferência e compartilhamento de experiências. Somente com muito diálogo os profissionais se sentirão à vontade para debater problemas e soluções. Muitas vezes, por estarem tão inseridos em algumas atividades, os colaboradores não compartilham certas situações pois para eles são "óbvias".

Com diálogo, isso é amenizado.

 

Quanto à desmotivação e falta de incentivo para o compartilhamento de ideias, a organização pode implementar uma política de valorização do conhecimento. É possível oferecer benefícios e vantagens a profissionais que registram suas experiências em artigos, encontros e em outros meios.

A organização deve incluir esse momento na rotina do colaborador, sem ele considerar essa missão como uma "atividade extra". Depois que o conhecimento for identificado e compartilhado, o próximo passo é incorporar ele na rotina de todos, até que se torne inerente ao trabalho.

 

Ferramentas de gestão do conhecimento

 

Existem dezenas de ferramentas e sistemas de informação que podem auxiliar a sua empresa nesse processo. As possibilidades vão desde aplicativos gratuitos até sistemas de gestão do conhecimento bem complexos. Você deve encontrar a solução que mais se aplica à necessidade da sua organização.

 

Veja abaixo três exemplos de ferramentas populares.

 

Google Drive - É a ferramenta de armazenamento do Google. O Drive permite criar arquivos em diversos formatos (documentos, apresentações, imagens) e organizá-los em pastas bem estruturadas.

 

Trello - É uma opção para quem tem dificuldades em enxergar macro e micro processos. A ferramenta permite que o usuário crie vários painéis com tarefas e informações, o que pode gerar o hábito na sua equipe de deixar os dados visíveis e com fácil acesso.

 

Bitrix24 - Integra os setores da empresa por meio de funcionalidades como intranet social, chat em vídeo, gerenciamento de projetos e de documentos na nuvem. O Bitrix24 conta com mais de 7 milhões de empresas usuárias ao redor do mundo.

 

Para finalizar, é válido lembrar que pesquisas indicam que gerenciar bem o conhecimento não é apenas um diferencial competitivo. Dar atenção a esse tema é uma prática que tem se tornado obrigatória para as empresas que desejam se manter competitivas e sustentáveis por muitos anos.